入门最佳实践:如何过渡到新的供应链合作伙伴

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入门最佳实践:如何过渡到新的供应链合作伙伴

 “良好的实施过程始于扎实的启动会议,明确的期望和时间表,清晰的库存转移过渡计划以及全面的测试。客户解决方案和项目管理总监Jeff Pfeiffer表示,开放,诚实和透明的沟通绝对是关键。

入职和仓库转移流程对于确保您与新的3PL供应链合作伙伴的合作关系立足至关重要。入职将为您与新合作伙伴的成功过渡以及业务的长期增长奠定基础。我们的三位供应链专家Jeff Pfeiffer 战略客户总监Pat Diggins讨论了成功入职的原因。 

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入职前

如果您正在考虑新的供应链合作伙伴,则需要了解他们是否真正有能力满足您的需求并成功进行过渡。沟通是关键。您想提出正确的问题,并且知道要提出的正确问题。

零售商应要求哪些潜在的3pl合作伙伴确保他们能够成功实施业务?

  • 您的期望与可交付成果或工作范围相符吗?对于项目计划将如何启动您的运营并交付业务所需的关键结果,应该有一个清晰的愿景。
  • 提供者是否有经验丰富的项目经理? FIDELITONE项目经理获得PMP认证,这是项目管理认证的黄金标准。
  • 他们使用什么项目管理工具?一些基本但至关重要的工具是项目计划软件,主需求文档,沟通计划以及问题或操作日志。 
  • 入职过程中采取了哪些步骤?是否有明确记录的方法?要求您的潜在合作伙伴在您的整个过程中为您工作,以便您了解他们将如何取得成功并管理所有问题或解决问题。

“在入职之前,就数据收集进行来回讨论。首次外包商需要进行一些培训。渴望早日学习的迹象表明,这将是一个良好的伙伴关系。只是交易关系。”杰夫说。  

因此,您已经签订了合同,并且正在与新的3PL合作伙伴进行合作。您可以预期入职过程如何?

以下是FIDELITONE的入职流程概述:

  1. 与我们内部团队的启动会议 -在将新客户加入对话之前,我们首先召集了来自不同业务领域的专家团队。我们的跨职能团队概述了项目范围,并开发了具有操作概念(COO)的高级视觉辅助工具。 COO是操作和过程的直观表示。它逐步详细说明了操作如何从头到尾进行。
  2. 与客户启动会议 -客户经理负责与FIDELITONE团队和新客户团队的第一次会议进行协调。这是一个介绍性的电话,概述了我们的流程以及预期的结果。在这次电话会议中,我们会规划可交付成果,并确保每个人都有相同的期望。 
  3. 项目经理开发主需求文档(MRD) -这是一个非常详细的项目范围。它详细说明了该项目需要多少人,如果需要雇用任何新员工,则详细说明了仓库管理系统的配置,详细说明了与客户的零售合作伙伴的集成等等。 
    杰夫说:“详细的项目计划是跟踪任务进度的最佳方法。”制定非常详细的范围和需求文档可制定真实,准确的项目时间表,有助于避免问题上线,并使项目团队保持正常运转。 
  4.  正在进行的项目会议 -同时,我们每周在内部和与客户进行项目会议。随着仓库搬迁计划的继续开发,正在进行持续的对话以收集必要的信息。 
  5. 质量保证和测试 -我们进行彻底的测试,以避免将来出现错误,包括装运错误和拣选错误。运输错误会给您的业务盈利能力和客户满意度带来高昂的成本。您的供应链合作伙伴必须进行质量测试,以确保 库存准确性
  6. 端到端用户测试 -客户发送自动交易以模拟将来的流程。我们遍历订单的整个生命周期,以验证一切运行顺利且没有错误。
  7. 上线日期之前的最终生产交割 -我们采用所有配置,并进入生产环境并准备上线。 
  8. 评论 -我们分享在过渡期间吸取的经验教训,为成功的长期合作伙伴关系奠定基础。
    “我们的平均启动计划通常为90天左右。根据程序的复杂性,它可能更长或更短。重要的是,不要急于确保启动成功并在实施后持续运营,”战略客户总监Pat Diggins说道。

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需要一支团队。 

FIDELITONE的实施团队具有三个核心职能和角色:

  • 客户经理–管理关系,期望和可交付成果
  • 项目经理–管理项目详细信息,进度和沟通          
  • 运营–管理运营设置,雇用和培训

我们的IT部门也大量参与管理集成和应用程序。会计和财务负责人建立了企业资源计划(ERP)。公司帐单管理合同。人力资源代表,现场总经理和运输主管也已纳入计划。 

在入职期间,项目经理是我们客户的主要联系点。入职完成后,项目经理将把通讯移交给我们的客户服务团队。入职流程完成后,我们将与客户服务部门建立未来会议的节奏。 

项目计划中包含什么?

“每个人都想跳到结束日期,但项目计划的目的是制定如何到达目的地的路线图。一个成功的项目计划对需求有清晰的了解和记录。总体需求文档反映了项目计划中的每个项目。”杰夫说。

该项目计划详细介绍了以下内容:

  • 里程碑和可交付成果
  • 仓库管理系统的配置和管理
  • 与客户集成以便交换采购订单交易
  • 与零售商或合作伙伴的整合
  • 实施任何自动化
  • 开立帐单和合同
  • 根据需要雇用员工
  • 用户测试和质量保证

客户应该是新员工的积极参与者,但是信任是关键。  

“我们依靠新客户在我们,他们的业务以及任何其他合作伙伴之间建立桥梁。我们的客户帮助将正确的业务资源投入到对话中,并确保这些资源理解时间表和关键交付成果。”

在项目启动之前,请考虑加入 参观仓库。提前谈谈您的关键问题,以便合作伙伴可以找到健康的平衡。

信任是供应链合作伙伴关系的关键。如果您已使用FIDELITONE进行了整个流程,那么所有i都被点缀了,而t则已经越过,因此在入职时不需要客户太频繁地进入仓库。如果客户有任何独特的包装要求,则在团队打包订单时客户进来会很有帮助。

一旦启动,客户将积极参与信息共享并连接其合作伙伴以进行集成。它们有助于推动任何特殊包装的要求。您是当前流程的专家,因此共享所有这些信息以确保顺利过渡非常重要。 

您应该与3PL供应商共享哪些数据,以便他们拥有成功实施系统所需的一切?

“重要的是要确保数据放置在正确的位置。集成通常花费的时间最长。杰夫说:“所有需要集成数据的合作伙伴都应该保持一致,包括客户及其第三方。” 

准备与您的3PL分享这些:

  • 物料管理员-“我们要求的第一件事情是具有物料描述和销售速度的SKU物料管理员,”杰夫说。
  • 货运和包裹信息
  • SOP,标签和包装要求
  • 零售路线指南
  • 系统整合 

尽早通知您供应链中的任何主要参与者,以便在支持您的业务方面没有任何差距。

“我们在项目早期就从第三方收集信息。我们根据客户当前的设施制定了库存转移计划,并且必须提供足够的跑道来将库存转移给我们。我们需要大量时间来接收和存放库存以进行出库拣货,以减少停机时间。例如,如果客户在周五停止与当前供应商的运输,而在周日开始与FIDELITONE的运输,我们希望准备好库存以免停机。”

搬到新位置需要其他活动

作为客户,您应该了解自己是要搬到新仓库还是现有仓库。项目计划应适应设置新地点可能需要的其他活动。

沟通和透明度使项目步入正轨。

Pat说:“总会弹出以前没有提到的内容,因此范围会有所变化。” “但是只要沟通良好,您就可以解决大多数问题。”

确保有解决问题的明确途径:“一旦出现问题,我们将其记录下来并在内部找到问题的根源。然后,我们邀请客户来影响范围。我们召开工作会议来确定各种解决方案,以及它们如何影响时间,预算和范围。”

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